Monday, October 22, 2012

Mengenal Sistem Informasi Rumah Sakit


Sistem Informasi Rumah Sakit
dan
 Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)




Oleh : Heru Supanji, S.Pd,MM



Komputer telah dikenal sekitar lima puluh tahun yang lalu, tetapi rumah sakit lambat dalam menangkap revolusi komputer. Saat ini hampir setiap rumah sakit menggunakan jasa komputer, setidaknya untuk manajemen keuangan.

Perawat terlambat mendapatkan manfaat dari komputer, usaha pertama dalam menggunakan komputer oleh perawat pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an mencakup :

1. Automatisasi catatan perawat untuk menjelaskan status dan perawatan pasien.

2. Penyimpanan hasil sensus dan gambaran staf keperawatan untuk analisa kecenderungan masa depan staf.

Pada pertengahan tahun 1970-an, ide dari sistem informasi rumah sakit (SIR) diterapkan, dan perawat mulai merasakan manfaat dari sistem informasi manajemen. Pada akhir tahun 1980-an memunculkan mikro-komputer yang berkekuatan besar sekali dan perangkat lunak untuk pengetahuan keperawatan seperti sistem informasi manajemen keperawatan (SIMK).

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIR)

Sistem informasi rumah sakit (SIR) sangat luas, desain sistem komputer yang komplek untuk menolong komunikasi dan mengatur informasi yang dibutuhkan dari sebuah rumah sakit.

Sebuah SIR akan diaplikasikan untuk perijinan, catatan medis, akuntansi, kantor, perawatan, laboratorium, radiologi, farmasi, pusat supali, mutrisi/pelayanan makan, personel dan gaji. Jumlah aplikasi-aplikasi lain dapat dimasukkan bagi beberapa bagian/departemen dan untuk beberapa tujuan yang praktikal.

Manajer-manajer perawat perlu mengenal komputer, yang mencakup mengenal istilah umum yang digunakan komputer. Pada masa depan dapat diharapkan bahwa semua pekerjaan perawat akan dipengaruhi oleh komputer, dan beberapa posisi baru akan dikembangkan bagi perawat-perawat di bidang komputer.

Pengertian Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem informasi rumah sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa dan penyimpulaninformasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.

Unsur sistem Informasi Rumah Sakit bertugas ‘Menyiapkan informasi untuk kepentingan pelayanan rumah sakit’, selain untuk ‘Sistem informasi itu sendiri dan subsistemnya anatara lain subsistem pengembangan dan operasional subsitem.’ Dengan Struktur hirarki : Sistem rumah sakit sebagai sistem suprasistemnya ada input, proses,output, dan balikan control.


Terdapat 8 konsep dasar yang mendasari proses pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit, yaitu :

(1) Sistem informasitidak identik dengan sistem komputerisasi,
(2) Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang dinamis,
(3) Sistem informasi sebagai suatu sistem harus mengikuti siklus hidup sistem,
(4) Daya guna sistem informasi sangat ditentukan oleh tingkat intregritas sistem informasi itu sendiri,
(5) Keberhasilan pengembangan sistem informasi sangat bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem tersebut,
(6)Pengembangan Sistem Informasi organisasi harus menggunakan pendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh (holistik),
(7) Informasi telah menjadi aset organisasi
(8) Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan struktur hirarkis yang mudah dipahami.

Konsep Dasar Pengembangan

Dalam melakukan pengembangan system informasi secara umum, adabeberapa konsep dasar yang harus dipahami oleh para pengembang atau pembuat rancang bangun system informasi (designer). Adapun konsep-konsepnya seperti dibawah ini:

Konsep 1 : Sistem Informasi tidak identik dengan sistem komputerisasi.
Pada dasarnya sistem informasi tidak bergantung kepada penggunaan teknologi komputer. Sistem informasi yang memanfaatkan teknologi komputer dalam implementasinya disebut sebagai Sistem Informasi Berbasis Komputer (ComputerBased Information System).

Pada pembahasan selanjutnya, yang dimaksudkan dengan sistem informasi adalah sistem informasi yang berbasis komputer. Isu penting yang mendorong pemanfaatan teknologi komputer atau teknologi informasi dalam sistem informasi suatu organisasi adalah :

  • Pengambilan keputusan yang tidak dilandasi dengan informasi.
  • Informasi yang tersedia, tidak relevan.
  • Informasi yang ada, tidak dimanfaatkan oleh manajemen.
  • Informasi yang ada, tidak tepat waktu.
  • Terlalu banyak informasi.Informasi yang tersedia, tidak akurat.
  • Adanya duplikasi data (data redundancy).
  • Adanya data yang cara pemanfaatannya tidak fleksibel

Konsep 2 : Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang dinamis.

Dinamika sistem informasi dalam suatu organisasi sangat ditentukan oleh dinamika perkembangan organisasi tersebut. Oleh karena itu perlu disadari bahwa pengembangan sistem informasi tidak pernah berhenti.

Konsep 3 : Sistem informasi sebagai suatu sistem harus mengikuti siklus hidup sistem.

Seperti lahir, berkembang, mantap dan akhirnya mati atau berubah menjadi sistem yang baru. Oleh karena itu, sistem informasi memiliki umur layak guna. Panjang pendeknya umur layak guna sistem informasi tersebut ditentukan diantaranya oleh :

a. Perkembangan organisasi tersebut

Makin cepat organisasi tersebut berkembang, maka kebutuhan informasi juga akan berkembang sedemikian rupa, sehingga sistem informasi yang sekarang digunakan sudah tidak bias lagi memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.

b. Perkembangan teknologi informasi

Perkembangan teknologi informasi yang cepat menyebabkan perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung beroperasinya sistem informasi tidak bisa berfungsi secara efisien dan efektif. Hal ini disebabkan antara lain :

Perangkat keras yang digunakan sudah tidak di produksi lagi, karena tekno-loginya ketinggalan jaman (outdated) sehingga layanan pemeliharaan perangkatkeras tidak dapat lagi dilakukan oleh perusahaan pemasok perangkat keras.

Perusahaan pembuat perangkat lunak yang sedang digunakan, sudah menge-luarkan versi terbaru. Versi terbaru itu umumnya mempunyai feature yang lebih banyak, melakukan optimasi proses dari versi sebelumnya dan memanfaatkan feature baru dari perangkat keras yang juga telah berkembang.

Meskipun pada umumnya, perusahaan pengembang perangkat keras maupun perangkat lunak tersebut, mencoba menjaga kompatibilitas dengan versi terdahulu, namun kalau dilihat dari sisi efektivitasnya, maka pemanfaatan infrastruktur tersebut tidak efektif. Hal ini disebabkan karena feature-feature yang baru tidak termanfaatkan dengan baik.
Mengingat perkembangan teknologi informasi yang berlangsung dengan cepat, maka para pengguna harus sigap dalam memanfaatkan dan menggunakan teknologi tersebut. Konsekuensi dari pemanfaatan teknologi informasi tersebut adalah :

a. Dalam melakukan antisipasi perkembangan teknologi harus tepat.

b. Harus selalu siap untuk melakukan pembaharuan perangkat keras maupunperangkat lunak pendukungnya, apabila diperlukan.

c. Harus siap untuk melakukan migrasi kesistem yang baru.

Arah perkembangan teknologi informasi dalam kurun waktu 3-5 tahun mendatang adalah sebagai berikut :

1. Perkembangan perangkat keras dan komunikasi.

Kecenderungan perkembangan perangkat keras :

  • Peningkatan kecepatan.
  • Peningkatan kemampuan.
  • Penurunan harga.
  • Turn over alat yang semakin cepat.

Perkembangan perangkat komunikasi menyebabkan perubahan desain sistem perangkatkeras yang digunakan, dari sistem dengan pola tersentralisasi menjadi sistem dengan pola terdistribusi. Pada pola terdistrubusi, kemampuan pengolahan data (computing power) dipecah menjadi dua, satu diletakkan pada komputer induk yang berfungsi sebagai pelayan (server) dan yang satu lagi diletakkan di komputer pengguna (client),desain ini disebut sebagai client-server achitecture.

2. Kecenderungan perkembangan perangkat lunak, terutama perangkat lunak basis data (database), juga mengikuti perkembangan desain sistem perangkat keras tersebutdiatas. Pada server diletakkan perangkat lunak back-end dan pada client diletakkan perangkat lunak front-end. Perangkat lunak back-end adalah perangkat lunak pengelola sistem basis data (database manage-mentsystem/DBMS), sedangkan perangkat lunak front-end adalah perangkat lunak yang dikembangkan dengan pemrograman visual berdasarkan 4GL dari DBMS tersebut atau dengan perangkat lunak antarmuka (interface) untuk berbagai DBMS seperti ODBC (open database connectivity).


c. Perkembangan tingkat kemampuan pengguna (user) sistem informasi.

Sistem informasi yang baik, akan dikembangkan berdasarkan tingkat kemampuan dari para pemakai, baik dari sisi : Tingkat pemahaman mengenai teknologi informasi, kemampuan belajar dari para pemakai, dan kemampuan beradaptasi terrhadap perubahan sistem.

Dari sisi pemakai, dikenal istilah end-user-computing (EUC). EUC adalah pemakai yang melakukan pengembangan sistem untuk keperluan dirinya sendiri. Mengingat bervariasinya kemampuan EUC dan sulitnya melakukan pemantauan serta pengendalian terhadap EUC, maka EUC akan menyebabkan masalah yang serius dalam pengembangan maupun dalam pemeliharaan sistem informasi. Ancaman yang paling serius adalah adanya disintegrasi sistem menjadi sistem yang terfragmentasi.

Konsep 4 : Daya guna sistem informasi sangat ditentukan oleh tingkat integritassistem nformasi itu sendiri.

Sistem informasi yang terpadu (integrated) mempunyai daya guna yang tinggi, jika dibandingkan dengan sistem informasi yang terfragmentasi. Usaha untuk melakukan integrasi sistem yang ada didalam suatu organisasi menjadi satu sistem yang utuh merupakan usaha yang berat dengan biaya yang cukup besar dan harus dilakukansecara berkesinambungan.

Sinkronisasi antar sistem yang ada dalam sistem informasi itu, merupakan prasyarat yang mutlak untuk dapat mendapatkan sistem informasi yang terpadu. Sistem informasi, pada dasarnya terdiri dari minimal 2 aspek yang harus berjalan secara selaras, yaitu aspek manual dan aspek yang terotomatisasi (aspek komputer).

Pengembangan sistem informasi yang berhasil apabila dilakukan dengan mengembangkan kedua aspek tersebut. Sering kali pengembang sistem informasi hanya memfokuskan diri pada pengembangan aspek komputernya saja, tanpa memperhatikan aspek manualnya. Hal ini diakibatkan adanya asumsi bahwa aspek manual lebih mudah diatasi dari pada aspek komputernya. Padahal salah satu faktor penentu keberhasilan pengembangan sistem informasi adalah dukungan perilaku dari para pengguna sistem informasi tersebut, dimana para pengguna sangat terkait dengan sistem dan prosedur dari sistem informasi pada aspek manualnya.


Konsep 5 : Keberhasilan pengembangan sistem informasi sangat bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem tersebut.

Strategi yang dipilih untuk melakukan pengembangan sistem sangat bergantung kepada besar kecilnya cakupan dan tingkat kompleksitas dari sistem informasi tersebut. Untuk sistem informasi yang cakupannya luas dan tingkat kompleksitas yang tinggi diperlukan tahapan pengembangan seperti : Penyusunan Rencana Induk Pengembangan, Pembuatan Rancangan Global, Pembuatan Rancangan Rinci, Implementasi dan Operasionalisasi.

Dalam pemilihan strategi harus dipertimbangkan berbagai faktor seperti: keadaan yang sekarang dihadapi, keadaan pada waktu sistem informasi siap dioperasionalkan dan keadaan dimasa mendatang, termasuk antisipasi perkembangan organisasi dan perkembangan teknologi. Ketidaktepatan dalam melakukan prediksi keadaan dimasa mendatang, merupakan salah satu penyebab kegagalan implementasi dan operasionalisasi sistem informasi.


Konsep 6 : Pengembangan Sistem Informasi organisasi harus menggunakanpendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh (holistik).

Pada banyak kasus, pengembangan sistem informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan struktur organisasi dan pada umumnya mereka mengalami kegagalan, karena struktur organisasi sering kali kurang mencerminkan semua fungsi yang ada didalam organisasi. Sebagai pengembang sistem informasi hanya bertanggung jawab dalam mengintegrasikan fungsi-fungsi dan sistem yang ada didalam organisasi tersebut menjadi satu sistem informasi yang terpadu.

Pemetaan fungsi-fungsi dan sistem ke dalam unit-unit struktural yang ada di dalam organisasi tersebut adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan organisasi tersebut. Penyusunan rancang bangun/desain sistem informasi seharusnya dilakukan secara menyeluruh sedangkan dalam pembuatan aplikasi bisa dila-kukan secara sektoral atau segmental menurut prioritas dan ketersediaan dana. Pengembangan sistem yang dilakukan segmental atau sektoral tanpa adanya desain sistem informasi yang menyeluruh akan menyebabkan kesulitan dalam melakukanintergrasi sistem.

Konsep 7 : Informasi telah menjadi aset organisasi.

Dalam konsep manajemen modern, informasi telah menjadi salah satu aset dari suatu organisasi, selain uang, SDM, sarana dan prasarana. Penguasaan informasi internal dan eksternal organisasi merupakan salah satu keunggulan kompetitif (competitive advantage), karena keberadaan informasi tersebut :
  • Menentukan kelancaran dan kualitas proses kerja,
  • Menjadi ukuran kinerja organisasi/perusahaan,
  • Menjadi acuan yang pada akhirnya menentukan kedudukan/peringkat organisasi tersebut dalam persaingan lokal maupun global.
Konsep 8 : Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan struktur hirarkis yang mudah dipahami.

Dalam semua kepustakaan yang membahas konsep sistem, hanya dikenal istilah sistem dan subsistem. Hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan penjabaran sistem informasi yang cukup luas cakupannya. Oleh karena itu, dalam penjabaran seringdigunakan istilah sebagai berikut :

1. Sistem
2. Subsistem
3. Modul
4. Submodul
5. Aplikasi

Masing-masing subsistem dapat terdiri atas beberapa modul, masing-masing modul dapat terdiri dari beberapa submodul dan masing-masing submodul dapat terdiri dari beberapa aplikasi sesuai dengan kebutuhan.

Struktur hirarki seperti ini sangat memudahkan dari segi pemahaman maupun penamaan. Pada beberapa kondisi tidak diperlukan penjabaran sampai 5 tingkat, misalnya sebuah modul tidak perlu lagi dijabarkan dalam sub-submodul, karena jabaran berikutnya sudah sampai tingkatan aplikasi.

Rancang Bangun/Desain Sistem Informasi Rumah Sakit

Rancang bangun/desain Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS), sangat bergantung kepada jenis dari rumah sakit tersebut. Rumah sakit di Indonesia, berdasarkan kepemilikannya dibagi menjadi 2, sebagai berikut :

1. Rumah Sakit Pemerintah, yang dikelola oleh :

· Departemen Kesehatan,
· Departemen Dalam Negeri,
· TNI,
· BUMN.

Sifat rumah sakit ini adalah tidak mencari keuntungan (non profit)

2. Rumah Sakit Swasta, yang dimiliki dan dikelola oleh sebuah yayasan, baik yang sifatnya tidak mencari keuntungan (non profit) maupun yang memang mencarikeuntungan (profit).

Berdasarkan sifat layanannya rumah sakit dibagi dua, sebagai berikut :

Rumah Sakit Umum. Untuk Rumah Sakit Pemerintah, Rumah Sakit Umum digolongkan menjadi 4 tingkatan, sebagai berikut :

a. Rumah Sakit Umum tipe A, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik dan subspesialistik yang luas.
b. Rumah Sakit Umum tipe B, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik dan subspesialistik yang terbatas.
c. Rumah Sakit Umum tipe C, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik yang terbatas, seperti penyakit dalam, bedah, kebidanan dananak.
d. Rumah Sakit Umum tipe D, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis dasar.

Untuk Rumah Sakit Swasta, Rumah Sakit Umum digolongkan menjadi 3 tingkatan sebagai berikut :

a. Rumah Sakit Umum Pratama, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis umum.
b. Rumah Sakit Umum Madya, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik.
c. Rumah Sakit Umum Utama, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik dan subspesialisitik.

Rumah Sakit Khusus.

Rumah sakit khusus ini banyak sekali ragamnya, rumah sakit ini melakukan penanganan untuk satu atau beberapa penyakit tertentu dan layanan medis subspesialistik tertentu. Yang masuk dalam kelompok ini diantaranya : Rumah Sakit Karantina, Rumah Sakit Bersalin, dsb.

Dari Keputusan Menteri Kesehatan No. 983 tahun 1992, dapat diketahui bahwa organsasi rumah sakit secara umum adalah organisasi matriks. Semua staf yang ada,dibagi ke dalam divisi-divisi yang ada dalam struktur organisasi rumah sakit tersebut, sedangkan setiap tenaga medis tersebut juga dikelompokkan ke dalam kelompok fungsional menurut profesinya masing-masing dan setiap kelompok fungsional dipimpin oleh seorang ketua kelompok.

Organisasi matriks adalah organisasi yang paling dinamis dan paling baik, jika dibandingkan dengan tipe organisasi lainnya, namun harus disadari sepenuhnya bahwa setiap staf dalam organisasi tersebut mempunyai 2 pimpinan sekaligus yang memberikan perintah dan pengarahan kepada yang bersangkutan, yaitu pimpinan divisi dan pimpinan kelompok. Oleh karena itu, setiap staf pada organisasi matriks harus mampu bekerjasama lintas divisi, mampu berkomunikasi dengan baik dengan ke 2 pimpinannya dan mampu membagi pekerjaannya berdasarkan prioritas.

Organisasi matriks memang sangat memerlukan dukungan teknologi infomasi/komputer dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Namun agar teknologi informasi dapat memberikan dukungan yang maksimal, maka penataan pola kerja organisasi tersebut merupakan prasyarat utama.

Dalam menyusun rancang bangun/desain Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS), perlu diperhatikan aspek hubungan eksternal rumah sakit dengan lingkungannya seperti terlihat pada (Bagan 1). Dengan memahami bagan tersebut, maka dalam penyusunan sistem informasi rumahsakit harus mengakomodir berbagai aspek hubungan antara rumah sakit dengan lingkungannya.



Bagan Aspek Hubungan Eksternal Rumah Sakit


Rancang bangun/desain SIRS secara global disusun dengan menggunakan pendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh sehingga Sistem Informasi Rumah Sakit terdiri dari :

a. Subsistem Layanan Kesehatan, yang mengelola kegiatan layanan kesehatan.
b. Subsistem Rekam Medis, yang mengelola data pasien.
c. Subsistem Personalia, yang mengelola data maupun aktivitas tenaga medis maupun tenaga administratif rumah sakit.
d. Subsistem Keuangan, yang mengelola data-data dan transaksi keuangan.
e. Subsistem Sarana/Prasarana, yang mengelola sarana dan prasarana yang ada di dalam rumah sakit tersebut, termasuk peralatan medis, persediaan obat-obatan dan bahan habis pakai lainnya.
f. Subsistem Manajemen Rumah Sakit, yang mengelola aktivitas yang ada didalam rumah sakit tersebut, termasuk pengelolaan data untuk perencaan jangka panjang, jangka pendek, pengambilan keputusan dan untuk layanan pihak luar.

Ke 6 subsistem tersebut diatas kemudian harus dijabarkan lagi ke dalam modul-modulyang sifatnya lebih spesifik. Subsistem Layanan Kesehatan dapat dijabarkan lebih lanjutmenjadi :

1. Modul Rawat Jalan, yang mengelola data-data dan aktivitas layanan medis rawat jalan.
2. Modul Rawat Inap, yang mengelola data-data dan aktivitas layanan medis rawat inap.
3. Modul Layanan Penunjang Medis, termasuk didalamnya tindakan medis, pemeriksaan laboratorium,dsb.


Skema rancang bangun SIRS secara global ini dapat dilihat pada (bagan 2). Pada bagan tersebut diberikan contoh hubungan antara satu subsistem dengan subsistemlainnya. Rancangan Global SIRS berisi penjabaran SIRS menjadi subsistem, modul, submodul dan aplikasi. Penjabaran selanjutnya dari rancang bangun global SIRS yang disajikan sangat bergantung kepada jenis rumah sakit maupun jenislayanan/kegiatan yang ada di dalam rumah sakit tersebut. Untuk sampai pembuatan aplikasi masih diperlukan penjabaran yang lebih rinci dan penjabaran ini disusun dalam dokumen yang disebut sebagai Rancangan Detail/Rinci SIRS.


Bagan Rancangan Global SIRS



Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit


Dalam melakukan pengembangan SIRS, pengembang haruslah bertumpu dalam 2 hal penting yaitu “kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS” dan “sasaran pengembangan SIRS” tersebut. Adapun kriteria dan kebijakan yang umumnya dipergunakan dalam penyusunan spesifikasi SIRS adalah sebagai berikut :

1. SIRS harus dapat berperan sebagai subsistem dari Sistem Kesehatan Nasional dalam memberikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu.

2. SIRS harus mampu mengaitkan dan mengintegrasikan seluruh arus informasi dalam jajaran Rumah Sakit dalam suatu sistem yang terpadu.

3. SIRS dapat menunjang proses pengambilan keputusan dalam proses perencanaan maupun pengambilan keputusan operasional pada berbagai tingkatan.

4. SIRS yang dikembangkan harus dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi rumah sakit yang telah ada maupun yang sedang dikembangkan.

5. SIRS yang dikembangkan harus mempunyai kemampuan beradaptasi terhadap perubahan dan perkembangan dimasa datang.

6. Usaha pengembangan sistem informasi yang menyeluruh dan terpadu dengan biaya investasi yang tidak sedikit harus diimbangi pula dengan hasil dan manfaat yang berarti (rate of return) dalam waktu yang relative singkat.

7. SIRS yang dikembangkan harus mampu mengatasi kerugian sedini mungkin.

8. Pentahapan pengembangan SIRS harus disesuaikan dengan keadaan masing-masing subsistem serta sesuai dengan kriteria dan prioritas.

9. SIRS yang dikembangkan harus mudah dipergunakan oleh petugas, bahkan bagi petugas yang awam sekalipun terhadap teknologi komputer (user friendly).

10. SIRS yang dikembangkan sedapat mungkin menekan seminimal mungkin perubahan, karena keterbatasan kemampuan pengguna SIRS di Indonesia, untuk melakukan adaptasi dengan sistem yang baru.

11. Pengembangan diarahkan pada subsistem yang mempunyai dampak yang kuat terhadap pengembangan SIRS.


Atas dasar dari penetapan kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS tersebut di atas, selanjutnya ditetapkan sasaran pengembangan sebagai penjabaran dari Sasaran Jangka Pendek Pengembangan SIRS, sebagai berikut :

1. Memiliki aspek pengawasan terpadu, baik yang bersifat pemeriksaan atau pengawasan (auditable) maupun dalam hal pertanggung-jawaban penggunaan dana (accountable) oleh unit-unit yang ada di lingkungan rumah sakit.

2. Terbentuknya sistem pelaporan yang sederhana dan mudah dilaksanakan, akan tetapi cukup lengkap dan terpadu.

3. Terbentuknya suatu sistem informasi yang dapat memberikan dukungan akan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu melalui dukungan data yang bersifat dinamis.

4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna seluruh unit organisasi dengan menekan pemborosan.

5. Terjaminnya konsistensi data.

6. Orientasi ke masa depan

7. Pendayagunaan terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi yang telah ada maupun sedang dikembangkan, agar dapat terus dikembangkan dengan mempertimbangkan integrasinya sesuai Rancangan Global SIRS.


SIRS merupakan suatu sistem informasi yang, cakupannya luas (terutama untuk rumah sakit tipe A dan B) dan mempunyai kompleksitas yang cukup tinggi. Oleh karena itu penerapan sistem yang dirancang harus dilakukan dengan memilih pentahapan yang sesuai dengan kondisi masing-masing subsistem, atas dasar kriteria dan prioritas yang ditentukan. Kesinambungan antara tahapan yang satu dengan tahapan berikutnya harus tetap terjaga. Secara garis besar tahapan pengembangan SIRS adalah sebagai berikut :

1. Penyusunan Rencana Induk Pengembangan SIRS,
2. Penyusunan Rancangan Global SIRS.
3. Penyusunan Rancangan Detail/Rinci SIRS,
4. Pembuatan Prototipe, terutama untuk aplikasi yang sangat spesifik,
5. Implementasi, dalam arti pembuatan aplikasi, pemilihan dan pengadaanperangkat keras maupun perangkat lunak pendukung.
6. Operasionalisasi dan Pemantapan


Sistem Informasi Rumah Sakit yang berbasis komputer (Computer Based Hospital Information System) memang sangat diperlukan untuk sebuah rumah sakit dalam era globalisasi, namun untuk membangun sistem informasi yang terpadu memerlukan tenaga dan biaya yang cukup besar. Kebutuhan akan tenaga dan biaya yang besar tidak hanya dalam pengembangannya, namun juga dalam pemeliharaan SIRS maupun dalam melakukan migrasi dari sistem yang lama pada sistem yang baru.

Selama manajemen rumah sakit belum menganggap bahwa informasi adalah merupakan aset dari rumah sakit tersebut, maka kebutuhan biaya dan tenaga tersebut diatas dirasakan sebagai beban yang berat, bukan sebagai konsekuensi dari adanya kebutuhan akan informasi. Kalau informasi telah menjadi asset rumah sakit, maka beban biaya untuk pengembangan, pemeliharaan maupun migrasi SIRS sudah selayaknya masuk dalam kalkulasi biaya layanan kesehatan yang dapat diberikan oleh rumah sakit itu.


Perlu disadari sepenuhnya, bahwa penggunaanteknologi informasi dapat menyebabkan ketergantungan, dalam arti sekali mengimplementasikan dan mengoperasionalkan SIRS, maka rumah sakit tersebut selamanya terpaksa harus menggunakan teknologi informasi. Hal ini disebabkan karena perubahan dari sistem yang terotomasi menjadi sistem manual merupakan kejadian yang sangat tidak menguntungkan bagi rumah sakit tersebut.

Perangkat lunak SIRS siap pakai yang tersedia dipasaran pada saat ini sebagian besar adalah perangkat lunak SIRS yang hanya mengelola sebagian sistem atau beberapa subsistem dari SIRS. Untuk dapat memilih perangkat lunak SIRS siap pakai dan perangkat keras yang akan digunakan, maka rumah sakit tersebut harus sudah memiliki rancang bangun/desain SIRS yang sesuai dengan kondisi dan situasi rumah sakitnya.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit di Indonesia

Sistem informasi rumah sakit di Indonesia sudah dikembangkan sejak tahun 1972, dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Menteri Kesehatan nomor 651/XI-AU/PK/72 yang mengatur sistem pelaporan rumah sakit sebagai pengganti sistem yang sebelumnya ada. Pada perkembangan berikutnya, sistem pelaporan rumah sakit disempurnakan kembali sebagai revisi ketiga dengan surat keputusan menteri kesehatan RI No 691 A /Menkes/SK/XII/84. Pembakuan dari pada sistem pelaporan rumah sakit merupakan landasan di dalam upaya memantapkan sistem informasi rumah sakit, karena salah satu modal utama untuk menunjang kelancaran informasi adalah tersedianya data dasar dari unit pelapor.

1. Pengelolaan Sistem Informasi Rumah Sakit

a. Pencatatan
Pencatatan disini dimaksudkan pendokumentasian segala informasi medis seorang pasien ke dalam rekam medis. Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok, yaitu data sosial dan data medis.

Untuk mendapatkan data medis yang baik, ada beberapa hal yang dapat diperhatikan oleh dokter dan ahli di bidang kesehatan lainnya, yaitu mencatat secara tepat waktu, up to date, cermat dan lengkap, dapat dipercaya dan menurut kenyataan, berkaitan dengan masalah dan pokok perihalnya, sehingga tidak bertele-tele, bersifat subjektif sehingga menimbulkan kesan jelas.

Kegiatan pencatatan ini melibatkan semua unit pelayanan di rumah sakit yang memberikan pelayanan ataupun tindakan kepada pasien.


Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan sifatnya, yaitu:
1) Catatan yang bersifat kolektif

Catatan ini dalam bentuk buku yang sering disebut buku register. Buku register ini merupakan sumber utama data kegiatan rumah sakit.
2) Catatan yang bersifat individual

Catatan ini mendokumentasikan segala tindakan medik yang diberikan kepada seorang pasien. Bentuk catatan ini berupa lembaran-lembaran yang dinamakan rekam medis.


b. Pengolahan data medis

Sebelum dilakukan pengolahan, berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun jumlahnya. Rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit, sedangkan formulir-formulir rekam medis diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas (Depkes RI, 1994).


c. Penyusunan dan analisis data


Penyajian data menurut sifatnya dapat berupa :

1) Data deskriptif, masih menggambarkan keadaan apa adanya dan belum memberikan gambaran makna daripada keadaan tersebut.
2) Data analitik, sudah dapat memberikan makna dari pola keadaan sesuatu sehingga dapat memberikan suatu informasi yang dapat dipakai sebagai bahan tindak lanjut oleh pengambil keputusan.


2. Jenis Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem pelaporan rumah sakit merupakan bagian dari sistem informasi rumah sakit berbagai data tentang kegiatan rumah sakit dikumpulkan untuk mewujudkan sistem ini. Data tersebut dikumpulkan melalui berbagai formulir standart sesuai dengan frekuensi dan periodenya, jenis data dan formulir yang perlu dilaporkan antara lain :

a. Data kegiatan rumah sakit (RL.1)

Formulir RL.1 merupakan formulir rekapitulasi yang mencakup berbagai kegiatan rumah sakit seperti rawat inap, rawat jalan, pelayanan instalasi rawat darurat, kegiatan bedah dan non bedah, pelayanan kesehatan gigi, kegiatan radiologi, pengujian kesehatan, rehabilitasi medik, latihan kerja, pelayanan kesehatan jiwa, kegiatan transfusi darah, kegiatan pengujian kesehatan, kegiatan farmasi rumah sakit, kegiatan pemeriksaan laboratorium klinik, kegiatan rujukan, kegiatan keluarga berencana. Formulir ini dibuat setiap triwulan oleh masing-masing rumah sakit berdasarkan pencatatan harian yang dikompilasikan setiap bulan. Data yang dilaporkan mencakup semua keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai dengan tanggal 30 atau 31 bulan ketiga pada triwulan yang bersangkutan.

b. Data kegiatan morbiditas rumah sakit (RL.2) , terdiri dari :

1) Kegiatan morbiditas individual pasien rawat inap yang meliputi :

a) Morbiditas untuk pasien umum (RL2.1) yang isinya mencakup: jati diri pasien, tanggal masuk dan tanggal keluar, diagnosis, penyebab luar cedera dan keracunan, operasi atau tindakan keadaan keluar rumah sakit dan sebagainya.

b) Morbiditas untuk pasien kebidanan (RL.2.2) yang isinya mencakup : jati diri pasien, tanggal masuk dan tanggal keluar, cara melahirkan, diagnotis utama, masa getasi, operasi atau tindakan. Keadaan keluar rumah sakit, tanggal melahirkan, paritas, dan jumlah kelahiran hidup atau mati.

c) Morbiditas untuk bayi lahir di rumah sakit (RL.2.3) yang isinya mencakup : tanggal masuk dan tanggal keluar pasien, tanggal lahir bayi, berat lahir, keadaan lahir, diagnosis utama, dan keadaan keluar rumah sakit.

2) Rekapitulasi data keadaan morbiditas rawat inap di rumah sakit (RL2a, dan RL2a1 untuk laporan survailans terpadu) memuat data kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar klasifikasi internasional penyakit ke sepuluh. Untuk masing-masing kelompok penyakit berisi informasi mengenai jumlah pasien keluar menurut golongan umur dan menurut seks, serta jumlah pasien keluar mati.

3) Data status informasi (RL2c) sehingga lampiran RL2a1 yang memuat informasi tentang penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi.

4) Rekapitulasi data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di rumah sakit (RL2b, dan RL 2b1), memuat data kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar klasifikasi internasional penyakit kesepuluh. Untuk masing-masing kelompok penyakit berisi informasi mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut seks serta jumlah kunjungan.


c. Data inventarisasi (data dasar) rumah sakit (RL 3), memuat data identitas rumah sakit, surat ijin penyelenggaraan, direktur rumah sakit, fasilitas kesehatan gigi, fasilitas tempat tidur, fasilitas unit rawat jalan.

d. Data ketenagaan rumah sakit (RL 4), memuat informasi rekapitulasi data jumlah tenaga yang bekerja di rumah sakit menurut kualifikasi pendidikan dan status kepegawaian, dan RL 4a yang merupakan data individual ketenagaan rumah sakit memuat data pribadi, data pekerjaan, pendidikan lanjut, pengalaman kerja, latihan jabatan dan status kepegawaian.

e. Data peralatan rumah sakit (RL5) memuat informasi rekapitulasi data jumlah peralatan medik yang ada di rumah sakit menurut sumber pengadaan dan keadaannya, dan RL5a yang merupakan data individual peralatan medik di rumah sakit, memuat nama atau jenis alat, tipe atau model, kapasitas dan sebagainya (Ditjen Yan.Med, 1992).


3. Kegunaan Sistem Informasi Rumah Sakit

Kegunaan sistem informasi RS dapat dibedakan menjadi

a. Sistem informasi untuk pembangunan rumah sakit
Informasi yang dikirim dari sumber informasi (rumah sakit) ke pusat (Depkes) dapat dipakai sebagai acuan atau pedoman.

b. Sistem informasi untuk manajemen rumah sakit
Informasi yang dihasilkan oleh rumah sakit dapat dipakai untuk keperluan manajemen dalam rangka mencapai tujuan pembangunan dan pengembangan rumah sakit yaitu peningkatan mutu, cakupan, dan efisiensi pelayanan.


4. Masalah Pengelolaan Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam pelaksanaan pengelolaan sistem informasi rumah sakit, dijumpai banyak permasalahan baik yang dikarenakan faktor dari unit pelaporan maupun dari unit pengelola seperti :

a. Dari unit pelapor terutama menyangkut kecepatan, ketepatan dan akurasi data yang dilaporkan.
Ketepatan dan akurasi data yang dilaporkan masih memprihatinkan dan ini dipengaruhi oleh tingkat kesadaran dan beban kerja. Rendahnya tingkat kesadaran untuk menghasilkan laporan yang baik disebabkan adanya sikap belum merasa memiliki dan memerlukan data untuk unitnya sendiri, bertambahnya macam-macam dan bentuk laporan yang diminta sebagai konsekuensi pengembangan program, menyebabkan bertambahnya macam dan bentuk laporan yang diminta sebagai konsekuensi pengembangan program, menyebabkan bertambahnya beban kerja petugas pelaporan rumah sakit.

b. Dari unit pengelola ditingkat pusat, berkisar pada terbatasnya dana untuk pembinaan dan pelatihan serta bertambahnya kebutuhan akan data (Nugroho, 1996).


B. Sistem Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat.

Sistem pelaporan di RS Surabaya pada umumnya menggunakan sistem desentralisasi yang artinya sistem pelaporan tidak terkoordinasi melalui satu pintu tetapi masing-masing unit/urusan menggunakan buku ekspedisi sendiri.

1. Jenis laporan yang dibuat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu

a. Laporan intern rumah sakit
b. Laporan ekstern rumah sakit

Ad. a. Laporan intern rumah sakit
Yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Indikasi laporan adalah :

1) Sensus harian, meliputi

a) Pasien masuk rumah sakit
b) Pasien keluar rumah sakit
c) Pasien meninggal di rumah sakit
d) Lamanya pasien dirawat
e) Hari perawatan

2) Prosentase pemakaian TT

3) Kegiatan persalinan

4) Kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya

5) Kegiatan rawat jalan penunjang


Ad. b. Pelaporan ekstern rumah sakit

Yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku, ditunjukkan kepada Departemen Kesehatan RI, Kanwil Depkes RI (sekarang , Dinkes Propinsi, Dinkes Kabupaten/kota

Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI, meliputi :

1) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1)
2) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a)
3) Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap (RL 2a1)
4) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b)
5) Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan (RL 2b1)
6) Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap

a) Pasien Umum (RL 2.1)
b) Pasien Obstetrik (RL 2.2)
c) Pasien baru lahir/lahir mati (RL 2.3)
7) Data Inventaris Rumah Sakit (RL3)

8) Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4)

9) Data individual Ketenagaan RS (RL 4a)

10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5)


2. Periode Pelaporan

a. (RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan
b. (RL 2 a) dilaporkan setahun sekali
c. (RL 2 b) dilaporkan setahun sekali
d. (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan
e. (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan
f. (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RI
g. (RL 3) dilaporkan setahun sekali
h. (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali

3. Saluran Pengirim Laporan

Laporan kegiatan rumah sakit (RL 1) dibuat rangkap 6 yang asli dikirim ke Dir jen. Yan Med Bagian Informasi Yanmed rumah sakit Depkes RI dan tembusan ditunjukan ke :

a. Ka Kanwil Dep Kes RI(sudah likuidasi)
b. Ka Din Kes Propinsi
c. Ka Din Kes Kabupaten
d. Direktur Rumah Sakit
e. Pertinggal (Arsip)


Sedangkan laporan lainnya (RL 2 s/d RL 5) cukup dibuat rangkap 2 yang asli dikirim ke Dir Jen Yan Med Dep Kes RI dan tembusannya untuk Arsip rumah sakit

  • (RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan
  • (RL 2 a) dilaporkan setahun sekali
  • (RL 2 b) dilaporkan setahun sekali
  • (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan
  • (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan
  • (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RI
  • (RL 3) dilaporkan setahun sekali
  • (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali yang dijadwalkan oleh departemen Kesehatan

a. Untuk pelaporan bulanan / tribulan dikirim ke instansi Departemen Kesehatan paling lambat tanggal 15 pada bulan berikutnya.

b. Untuk laporan tahunan dikirim setiap tanggal 15 Januari pada tahun berikutnya.

c. Untuk memenuhi hal tersebut di atas, maka pengumpulan data laporan dari masing-masing unit terkait ditetapkan paling lambat setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya.

d. Khusus untuk pengumpulan data individual morbiditas pasien rawat inap sampling tanggal 1 s/d 10 sesuai bulan pelaporan, formulir dilampirkan dalam berkas RM setelah disi oleh dokter yang merawat sekurang-kurangnya :

1) Diagnosa
2) Sebabkematian bila pasien meninggal
3) Nama dan tanda tangan dokter

Kelengkapan data lainnya diisi oleh petugas rekam medis (RS Darmo, 1999).

C. Evaluasi

Menurut Depkes RI (1991) Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam menilai efektifitas suatu rencana. Tujuan evaluasi dapat juga berguna sebagai :

1. Alat untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan program yang akan datang.
2. Alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya.
3. Alat untuk memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang berjalan.
4. Alat untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari pada suatu program.

SISTEM PENCATATAN/PELAPORAN PUSKESMAS

Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :
  • Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
  • Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
  • Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.


Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Umum

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.


2. Tujuan Khusus
  • Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
  • Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kota
2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :
  • Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
  • Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
  • Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :

  1. Umum dan demografi
  2. Sarana fisik
  3. Ketenagaan
  4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
  5. Pengelolaan Pencatatan


Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :

Rekam kesehatan keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK). Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.


Kartu rawat jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.


Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.


Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.


Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.


KMS usia lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.


Register
Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.



Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
  1. Nomor indeks pengunjung puskesmas
  2. Rawat jalan
  3. Register kunjungan
  4. Register rawat inap
  5. Register KIA dan KB
  6. Register kohort ibu dan balita
  7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
  8. Register penimbangan batita
  9. Register imunisasi
  10. Register gizi
  11. Register kapsul beryodium
  12. Register anak sekolah
  13. Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.


Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal, kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut.


1. Pengelolaan Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten

1. Laporan Bulanan
  • Data Kesakitan (LB 1)
  • Data obat-obatan (LB 2)
  • Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)
2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

Laporan bulan sentinel (LB 1S)
Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).


Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan


3. Laporan Tahunan

Laporan tahunan meliputi :
  • Data dasar puskesmas (LT-1)
  • Data kepegawaian (LT-2)
  • Data peralatan (LT-3)


Alur Laporan

Laporan dikirimkan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan kab/kota , Dinas Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen BUK) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

1. Laporan Triwulan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4

2. Laporan Tahunan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3


Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK

2. Laporan Tahunan


Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK


Mekanisme Pelaporan

Tingkat puskesmas

1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di  puskesmas
2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta
laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.
3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.


Tingkat Kabupaten/Kota

1. Pengolahan data SP2TP di kab/kota menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh
Kementrian Kesehatan
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan kab/kota disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.



Tingkat Provinsi

1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di provinsi mempergunakan perangkat lunak sama dengan kab/kota
2. Laporan dari dinkes kab/kota, diterima oleh dinas kesehatan provinsi dalam bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.
3.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program tingkat provinsi untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.


Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen BUK paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Dinkes Provinsi.

Disajikan sebagai materi Mata Kuliah Teknologi Informasi : Sistem Informasi Rumah Sakit dan Sistem Manajemen Puskesmas, dari berbagai sumber.

BACA JUGA :
Pentingnya Penyelenggaraan Rekam Medis
Ketika Mutu Hasil Pendidikan Dipertanyakan
Hasil Uji Kompetensi Guru Tidak Valid?
Boscha Terancam Polusi Cahaya
Keistimewaan Menara Jam Royal Mekah
Bahaya MSG Bagi Kesehatan

No comments:

Post a Comment

Tinggalkan Pesan dan Kesan untuk penyempurnaan WINA PRIVATE COURSE. Terima kasih, Salam.